Referans Araştırması Aydınlatma ve Onam Metni

REFERANS ARAŞTIRMASI — ADAY AYDINLATMA METNİ

NEW HIRE HR İNSAN KAYNAKLARI EĞİTİM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ

Veri sorumlusu: New Hire HR İnsan Kaynakları Eğitim ve Danışmanlık Limited Şirketi (“Şirket”).
Adres: Tahtakale Mah. Saray Patı Sk. No: 1/7-7, Avcılar / İstanbul
E-posta: [email protected]

1. Kapsam, veri kategorileri ve amaç

Bu metin, adayın mesleki deneyim ve pozisyona uygunluğunun referans görüşmesiyle değerlendirilmesine ilişkindir. Adayın adı, başvurduğu pozisyon, referansla mesleki ilişkisi; görev ve çalışma dönemleri, sorumluluklar, işle ilgili yetkinlik ve performans açıklamaları, görüşmenin tarihi ve ölçülü görüşme notları işlenir. Sağlık, din, siyasi görüş, sendika, ceza mahkûmiyeti, aile/özel hayat gibi işin gerektirmediği bilgiler sorulmaz. Referans görüşmesi ses veya görüntü kaydına alınmaz; kayıt gerekecekse önceden ayrı süreç yürütülür.

2. Toplama yöntemi ve hukuki sebep

Adayın bildirdiği referansla telefon, e-posta veya çevrim içi/yüz yüze iletişim yoluyla ve veri kayıt sisteminin parçası olan görüşme notlarıyla bilgi toplanır. Bu belgede düzenlenen isteğe bağlı referans araştırması ve adayla ilgili referans açıklamalarının işlenmesi, ayrı formda verilecek açık rızaya dayanır (Kanun m.5/1). Rıza verilmemesi, temel aday başvurusunun değerlendirilmesini engellemez; isteğe bağlı araştırma yapılmaz ve uygun alternatif değerlendirme yöntemleri kullanılabilir.

Rıza kaydının tutulması ve KVKK taleplerinin cevaplanması m.5/2(ç); somut bir uyuşmazlıkta gerekli kayıtların korunması m.5/2(e) kapsamındadır. Rıza geri çekildiğinde referans araştırmasına sırf başka bir gerekçe ileri sürülerek devam edilmez.

3. Paylaşım ve mevcut işveren

Bilgilere yalnızca yetkili işe alım personeli erişir. Referans araştırması sonuçlarının belirli müşteri işverenin işe alım yetkililerine aktarımı, ayrı seçimle açık rızaya dayanır (m.5/1 ve m.8). Genel “iş ortakları” ifadesiyle sınırsız paylaşım yapılmaz. Mevcut işverenle iletişim için ayrıca ve açıkça izin seçilmedikçe başvuru veya görüşme bilgisi mevcut işverene açıklanmaz.

Teknik veri işleyenlere yalnızca bu hizmet için gerekli erişim, amaç ve gizlilik sınırıyla sağlanır. Yetkili kurumlara hukuki yükümlülük, hukuk danışmanlarına somut hakkın korunması kapsamında gerekli bilgiler aktarılabilir. Bu onam yurt dışı aktarım izni değildir; böyle bir işlemde Kanun m.9 şartları ayrıca sağlanır ve ek aydınlatma yapılır.

4. Saklama

Referans araştırması kayıtları ilgili pozisyonun değerlendirmesiyle sınırlı tutulur. Aday onam formunda süreç bitiminden sonra saklama süresi ayrıca belirtilir; süre alanı doldurulmadan onam alınmaz. Özel istihdam büroları mevzuatının saklanmasını zorunlu tuttuğu asgari kayıtlar, ilgili yasal sürede ayrı tutulur; bu yükümlülük tüm referans notlarını kapsar gibi uygulanmaz. Şartlar sona erdiğinde kayıtlar imha edilir; genel aday havuzunda başka işler için kullanılmaz.

Haklarınız ve başvuru

6698 sayılı Kanun m.11 kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, amacı ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışı alıcıları bilme, yanlış/eksik verileri düzelttirme, m.7 şartlarında silme/yok etme ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik analiz sonucu aleyhinize doğan sonuca itiraz ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu yukarıdaki adrese yazılı olarak veya Şirkete daha önce bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza/mobil imza ile başvurular da mevzuata uygun değerlendirilir. Ad, soyad, yazılıysa imza, T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk ve pasaport/varsa kimlik numarası, tebligat adresi, varsa e-posta/telefon/faks, talep ve ilgili belgeler belirtilmelidir. Form/noter zorunlu değildir. Başvurular en geç otuz günde ücretsiz sonuçlandırılır; ayrıca maliyet doğarsa Kurul tarifesi uygulanabilir.

REFERANS KİŞİ AYDINLATMA METNİ

NEW HIRE HR İNSAN KAYNAKLARI EĞİTİM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ

1. Kimler için hazırlanmıştır?

Bu metin, bir aday tarafından mesleki referans olarak bildirilen veya adayın bilgisi ve yetkilendirmesi dâhilinde görüşülen gerçek kişiler içindir. Adayın referans göstermesi, referans kişinin kendi verileri adına açık rıza verdiği anlamına gelmez. Görüşme öncesinde bu bilgilendirme referans kişiye sunulur; kişi görüşmeyi reddedebilir veya yanıtlamayı bırakabilir.

2. İşlenen bilgiler, amaç ve hukuki sebep

Referans kişinin adı, soyadı, görev/unvanı, kurumu, iş iletişim bilgileri, adayla mesleki ilişkisi, görüşme tarihi ve mesleki açıklamaları; görüşmeyi organize etmek, kaynağın mesleki bağlantısını doğrulamak ve adayın pozisyona uygunluğunu değerlendirmek için işlenir. Veriler adaydan ve referans kişinin görüşme sırasında sunduğu bilgilerden elde edilir.

Gerekli mesleki iletişim ve kaynak kayıtları, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek şartıyla, ölçülü referans araştırmasının yürütülmesine ilişkin meşru menfaate dayanır (Kanun m.5/2(f)). Yükümlülük ve başvurular için m.5/2(ç), somut hukuki talepler için gerekli kayıtlar bakımından m.5/2(e) uygulanır. Referans görüşmesi pazarlama, yeni müşteri bulma veya kişinin kendisi hakkında aday profili oluşturma amacıyla kullanılmaz.

3. Soruların ve açıklamaların sınırı

Yalnızca adayla doğrudan mesleki deneyiminize dayanan, pozisyonla ilgili ve doğru olduğunu bildiğiniz bilgileri paylaşınız. Özel hayat, sağlık, siyasi görüş, din, sendika veya başka ilgisiz hassas bilgileri ve kurumunuza ait ticari sırları açıklamayınız. Görüşme ses/görüntü kaydına alınmaz. Görüş bildirmek, paylaşım yetkiniz olmayan üçüncü kişi bilgilerinin aktarılmasına izin vermez.

4. Alıcılar ve saklama

Bilgiler, yetkili işe alım personeliyle sınırlı işlenir. Aday hakkında hazırlanan raporda referans kaynağının kimliği veya iletişim bilgilerinin müşteri işverene açıklanması zorunlu tutulmaz. Raporun doğrulanması için referans kişinin kimliğinin aktarılması gerçekten gerekiyorsa alıcı ve amaç ayrıca açıklanır, uygun hukuki şart sağlanır; gerekiyorsa ayrı açık rıza alınır. Bu belge böyle bir kimlik aktarımı için genel izin içermez.

Sınırlı teknik erişim hizmet sağlayıcılara gizlilik ve talimat çerçevesinde verilebilir. Yetkili kurumlara yasal zorunluluk, hukuk danışmanlarına somut hakların korunması için gerekli aktarım yapılabilir. Yurt dışı sistem/erişim söz konusu olursa Kanun m.9 şartları ayrıca sağlanır ve işlem öncesinde bilgi verilir.

Kayıtlar ilgili referans değerlendirmesi için gereken süreyle sınırlı saklanır. Adaya sunulan onam formundaki saklama süresi referans kişiye de görüşme öncesinde bildirilir. İlgili asgari yasal kayıt veya somut uyuşmazlık gereği dışında, amaç ve süre sona erdiğinde silme, yok etme veya anonimleştirme yapılır. Referans bilgileri bağımsız bir pazarlama listesine dönüştürülmez.

Haklarınız ve başvuru

Son güncelleme: 17/10/2026